Event-агентство в Минске: Время обработки заявки сократилось с 2 часов до 7 минут — через CRM и автоматические договоры
- Период:
- Сервисы:
- Бюджет:
Проблема
Агентство вело до 30 мероприятий в месяц, но вся операционка держалась на одном менеджере и нескольких таблицах Excel. Заявки с сайта, Instagram и Telegram падали в разные места — часть терялась, часть обрабатывалась спустя несколько часов. Договоры составлялись вручную под каждого клиента: менеджер копировал шаблон, вбивал данные, отправлял на согласование и ждал подписи. Это занимало от 1.5 до 3 часов на одну сделку. В сезон (октябрь–декабрь) команда работала в постоянном аврале, клиенты уходили к конкурентам просто потому, что не получали ответ вовремя. Руководитель понимал, что проблема не в людях — в отсутствии системы.
Что сделали
01
Аудит процессов
Провели аудит всей цепочки: от входящей заявки до закрытия сделки. Зафиксировали точки потерь — где заявки зависали, сколько времени уходило на каждый этап, что делалось вручную. Выявили 4 ключевых узких места: сбор заявок, первичный ответ, формирование КП и договор.
02
Внедрение CRM
Настроили AmoCRM с единой воронкой для всех каналов — сайт, Instagram, Telegram, телефон. Все заявки попадают в одно место автоматически. Настроили обязательные поля (тип мероприятия, дата, количество гостей, бюджет) и автоматические задачи на менеджера при каждом новом лиде. Время реакции на заявку сократилось с 2 часов до 7 минут.
03
Автоматизация договоров
Разработали систему на базе Make (Integromat): менеджер заполняет карточку сделки в CRM — договор генерируется автоматически с подстановкой всех данных клиента, деталей мероприятия и условий. Документ уходит клиенту на подписание через DocuSign. Весь процесс — 12 минут вместо 1.5–3 часов.
04
Обучение и регламенты
Провели 2 обучающие сессии с командой — как работать в CRM, как читать воронку, как не терять сделки. Записали видео-инструкции для онбординга новых менеджеров. Через 3 недели после запуска команда работала в системе самостоятельно без обращений в поддержку.
Ключевой вывод
Руководитель агентства говорит: «Раньше я физически не мог взять больше заявок — мы бы захлебнулись. Теперь тот же менеджер ведёт в полтора раза больше сделок и не работает в выходные». Главный инсайт — в event-бизнесе скорость ответа критична: клиент выбирает между несколькими агентствами одновременно, и первый, кто ответил и прислал договор, чаще всего побеждает. Автоматизация здесь — не про экономию денег, а про скорость, которая напрямую конвертируется в выручку. Агентство прошло ближайший высокий сезон без авралов и расширило команду с позиции силы, а не нужды.
Результаты
Время обработки заявки
~2 часа
7 минут
−94%
Время оформления договора
1.5–3 часа
12 минут
−90%
Потерянных заявок в месяц
8–12
0–1
−95%
Сделок в месяц (менеджер)
18
31
+72%
Конверсия заявка → договор
38%
61%
+23 пп
Стоимость внедрения
$900 разово
Старт
Готовы разобраться с вашей задачей
Расскажите, что сейчас не работает — за 30 минут разберем ситуацию и предложим конкретный план, а не коммерческое предложение на 40 слайдов.